La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) como la Agencia Tributaria, cuenta con la potestad de investigación con la que puede ordenar que le faciliten cualquier información y conseguir de los responsables y los encargados el acceso a todos los datos personales, así como la posibilidad de acceder a los locales, los equipos informáticos y demás medios utilizados para el tratamiento de los datos.
Para ello puede, requerir al responsable del tratamiento o al encargado, que le facilite la información que estime oportuna, o si lo ve conveniente puede presentarse en las oficinas del responsable o encargado para inspeccionar en dicho local los equipos informáticos, documentos y demás medios utilizados para tratar datos personales. Teniendo que permitirles el acceso tanto a nuestras oficinas como a los ordenadores, servidores, archivadores, soportes y demás lugares donde se almacenen o manejen datos personales.
En el caso de presentarse en los locales de la empresa la AEPD puede anunciarlo previamente o presentarse sin avisar, por lo que conviene tener en cuenta en caso de que se presente la AEPD en nuestros locales es que lo que conste en el acta que levantarán los inspectores representantes de la AEPD tras la inspección y recogida de información, revisión de documentos, equipos informáticos, soportes, etc. Dado que no debería incluirse en el acta aquello que los inspectores no hayan detectado o constatado, con el fin de no dar por cierto o confirmada alguna cuestión que no haya sido así, en el momento de firmar dicha acta. Pudiendo proponer a dichos inspectores antes de firmar el acta que modifiquen o incluyan algún contenido para que quede constancia y luego pueda utilizarse en el posible procedimiento sancionador que se pueda derivar de dicha inspección.
En caso de no facilitar esta información que se requiera, normalmente por escrito, o no facilitar el acceso a los locales del responsable o encargado, podrá la AEPD imponer una sanción, de acuerdo con el artículo 83 del RGPD, como en el caso de una de las sanciones impuestas a una empresa de servicios de telefonía, quien a requerimientos de la AEPD, quedando constatado que dicha empresa recibío estos requerimientos, no contesto en el plazo fijado. Por tal motivo la agencia le impuso una multa de 5.000 € por esta obstrucción o no colaboración con las funciones de la AEPD.
Y dado que este requerimiento de información que realizaba la agencia a esta empresa, fue motivado por una denuncia realizada por un usuario en relación con el tratamiento de sus datos personales, el hecho de haberle sancionado la AEPD por no contestar al requerimiento, no paraliza la posible investigación y el procedimiento sancionador que estime la agencia que debe iniciar por esta reclamación del usuario en cuanto al incumplimiento de la normativa de protección de datos, pudiendo ser sancionada la empresa también por este otro motivo.
Gonzalo M.Flechoso