Con la aprobación del nuevo reglamento que regula las obligaciones de facturación, en el Real Decreto de 30 de noviembre de 2012, que entró en vigor el 1 de enero,  se han modificado las condiciones y requisitos que tienen que tener las facturas electrónicas para ser válidas.

Anteriormente las facturas electrónicas, para garantizar con ellas la autenticidad y la integridad, se tenían que firmar electrónicamente, con un certificado electrónico, o  utilizar otros mecanismos como el EDI. Pero ahora se puede conseguir esta  autenticidad e integridad de la factura electrónica con cualquier medio de prueba admitido en Derecho, y en particular mediante los controles usuales de la actividad empresarial o profesional, como pueden ser  la confirmación de pedidos, contratos de compra-venta, envío de productos y prestación de servicios y el pago/cobro de las facturas.

Ante esto, ya no se tiene que firmar con un certificado electrónico la factura en soporte electrónico para que sea válida, basta con que una vez creada esta factura en cualquier formato electrónico, pdf, word, excel, etc, se pueda luego vincular  con la entrega de un producto o la prestación de un servicio,  siendo así autentica e integra la factura.

El único requisito para poder expedir estas facturas electrónicas será que el destinatario de las mismas consienta recibirlas en este formato electrónico. No siendo válido enviar la factura electrónica a la dirección de correo electrónico que se tenga del cliente, sino que debe existir un consentimiento previo, ya sea expreso o tácito. Para ello deberá establecerse por quien emite las facturas algún procedimiento que deje constancia de que el cliente consiente las facturas en soporte electrónico. Y también otro procedimiento de revocación de consentimiento, por si el destinatario de las facturas manifiesta posteriormente que ya no quiere la factura en soporte electrónico, teniendo entonces que volver a mandársela en papel.

Decide el destinatario de las facturas, si las quiere en papel o en formato electrónico, pero gracias a esta modificación en cuanto a la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas, no teniendo que utilizarse ya un certificado electrónico para que sean válidas,  facilita que muchas empresas puedan enviar a sus clientes las facturas en formato electrónico, consiguiendo con ello un reducción de tiempo y coste en la gestión de las facturación.

Quien emita las facturas tendrá únicamente que establecer el procedimiento de obtención y revocación del consentimiento del destinatario, para poder mandar las facturas en formato electrónico, así como el procedimiento de entrega de las facturas,  mediante el envío por correo electrónico, a través de la descarga desde una web por parte del cliente, etc. y regular en estos procedimientos los tratamientos de datos personales que se lleven a cabo.